Je hebt binnen een jaar verschillende cycli. Belangrijke momenten zijn bijvoorbeeld de budgetvaststelling voor volgend jaar, de jaarafsluiting of de vakantieperiode. Allemaal momenten die voorspelbaar en goed beheersbaar zijn. Er is echter een veel minder goed beheersbare maar wel zeer belangrijke tijd voor IT’ers – en dat is 5 voor 12!   

 5 voor 12 momenten overkomen je. En de oorzaken kunnen heel uiteenlopend zijn.  Denk aan agile werken waardoor een project vele malen wordt opgeknipt in deelresultaten waardoor het overzicht op het totaal soms ontbreekt. Aan te krappe projectplanningen en opgeleverde software van onvoldoende kwaliteit.  Maar ook aan onvoldoende geteste code bijvoorbeeld die op het laatste moment problemen oplevert. Of aan de zeer grote complexiteit van een project met veel details en tal van afhankelijkheden.  

Wanneer het management tussendoor (terecht) komt vragen over de voortgang en of men wel op de afgesproken datum krijgt wat men verwacht, leidt dat niet zelden tot flinke stress op de werkvloer.  

Een roadmap om 5-voor-12-momenten te beheersen  

Ik heb meegemaakt dat de focus van het projectteam echt volledig verdween en iedereen alleen maar bezig was met alle uitgesproken (of veronderstelde) verwachtingen van het management.   Hierop moeten zowel de projectleider als de business IT-architect anticiperen. Ze moeten met het management aan de slag over welke inzichten precies noodzakelijk zijn en op precies welke momenten.  

Als architect kan ik veel onrust voorkomen door een implementatieview in de vorm van een roadmap te maken waaruit direct blijkt hoever de voortgang op een bepaald dossier is. Je maakt een versimpelde weergave door alle details te abstraheren. Een mooie bijvangst is dat ook de planning vereenvoudigt en beter te communiceren is, wat weer zorgt voor betere beslissingen over wanneer er wat wordt gedaan.  

Alle soorten wijzigingen die zich 5 voor 12 voordoen worden vertaald en gepositioneerd op de roadmap. Dit geeft het management het broodnodige overzicht en rust. En geeft het team focus op de voortgang.