We kennen ze allemaal: de collega’s die helemaal losgaan op Excel. Heb je een overzicht nodig, wil je onderzoek doen en dat onderbouwen met data? Met Excel wordt het allemaal opgelost.
Superhandig natuurlijk, maar al die oplossingen met Excel kunnen ook een probleem zijn. Meestal gebeurt het decentraal, verspreid over de hele organisatie. Als elke afdeling werkt met eigen Excel rapportages dan bevinden de data zich niet alleen op verschillende plekken maar worden ze vaak ook in verschillende formats bijgehouden. Meestal weet alleen de ‘bouwer’ van zo’n sheet hoe het precies in elkaar steekt.
Zo’n situatie met meerdere eigen Excel rapportages, kan ontstaan omdat een informatiesysteem van een organisatie de gegevens die we nodig hebben niet makkelijk vrijgeeft. Dan maar zelf iets opzetten. Het kan ook ontstaan omdat we denken dat we het gewoon beter kunnen dan een standaardsysteem.
“Als je wilt weten hoeveel automatisering er nodig is, loop dan even langs alle afdelingen en kijk wie er allemaal met eigen Excel-sheets werken.”
Het is buitengewoon zinvol om eens te inventariseren hoeveel afdelingen of hoeveel individuele medewerkers een deel van een business proces ondersteunen met eigen Excel oplossingen. De analyse van welke sheets met welke data, in welke afdeling gebruikt worden en waar die data vandaan komen, geeft je al gauw een goed inzicht in je bedrijfsproces.
Het vervangen van die sheets door een centrale database is een van de beste stappen die je kunt zetten om je organisatie te verbeteren. Daarmee ontdubbel je data. En vooral zorg je er dan voor dat iedereen op ieder moment over dezelfde informatie beschikt.
Excel is een krachtige tool waarmee heel veel mogelijk is. Maar op het moment dat elke medewerker zelf zijn stapjes in Excel gaat automatiseren, raak je het overzicht kwijt.
Het implementeren van een nieuw systeem, of het op de juiste manier vullen van een bestaand systeem, zou de behoefte aan al die rapportages moeten dekken. Daarmee doe je aan risicomanagement (wat als de bouwer van zo’n sheet weggaat) en aan kennismanagement (welke data hebben we waar nodig en waarom).