Case: Andere kijk op Profit & Loss
1. Vraag
Grotere bedrijven hebben vaak een scala aan productieafdelingen of zelfs fabrieken, elk met hun eigen kenmerken en productieprocessen. Door deze unieke kenmerken lijkt het onmogelijk om deze verschillende afdelingen of vestigingen met elkaar te vergelijken.
Elke fabriek heeft een eigen logistiek systeem waarin de productie maximaal ondersteund wordt. De consolidatie van de data is daarbij in elk systeem net iets anders ingericht. Gewenste bedrijfsbrede verbeteringen lijken daardoor niet te realiseren.
2. Actie
Business Whisperers kijkt op een iets andere wijze naar de cijfers. Binnen de systemen wordt de kostprijs van de productie los van de kostprijs van de producten bekeken. Het is immers op de kostprijs van de productie, of de productiewaarde waar de verbeteringen op kunnen plaatsvinden.
Een productiewaarde is daarbij iets anders dan de kostprijs van de verkochte producten waar normaal mee gerekend wordt. Bij productiebedrijven met geïntegreerde ERP-systemen bestaan de materiaalkosten vaak uit een mix van verkoop- en productiegerelateerde kosten. Daardoor is de productiewaarde niet zo eenvoudig uit de P&L af te leiden
Voorbeeld
Duizend verkochte producten van vestiging A hebben een verkoopprijs van 10€ en een standaard kostprijs van 7,50€. Duizend verkochte producten van vestiging B met een verkoopprijs van ook 10€ hebben een standaard kostprijs van 6€.
De totale omzet is 20.000€, de standaard kostprijs is 13.500€ en je verkoopmarge 1000 x (10€ – 7,50€) plus 1000 x (10€ – 6€) = 6.500€, zijnde 2,50€ per product A en 4€ per product B.
In dezelfde periode worden 1050 producten A geproduceerd en 1150 producten B. De productiewaarde is dan (1050 x 7,50€) + (1150 x 6€) = 7875€ + 6900€ = 14.775€. De werkelijke productie kosten bedragen echter 15.000€. Het productieresultaat ligt dan 250€ boven de norm. Hiervoor moet je dan wel de geproduceerde eenheden en de productiewaarde kennen.
Door de productiewaarde direct te relateren aan de daarbij behorende kosten ontstaat een situatie waarbij je de resultaten van de fabrieken dus wel kunt vergelijken en waarbij je van elkaar kunt leren bij afwijkende resultaten. Je stuurt dan additioneel op de financiële resultaten van de productie-eenheden.
Business Whisperers heeft een dashboard gecreëerd waarbij de resultaten worden gemeten tegen een bedrijfsnorm en waarbij daadwerkelijk vergelijkingen gemaakt kunnen worden. Men krijgt inzicht in: verkochte versus geproduceerde eenheden, kostprijs van de verkopen, productiewaarde, “Bill of Material”, “Bill of Activity”, productieresultaat.
Met deze informatie kunnen relevante Key Performance Indicators (KPI’s) worden vastgesteld om de productiviteit van het materiaalverbruik en de bewerkingskosten te gaan plannen en meten. Elke fabriek ziet zo waar zij slechter, of beter, scoren ten opzichte van de collega’s. Verbeteringen in de individuele fabrieken worden dan inzichtelijk. En gebruikmaken van al aanwezige kennis en ervaringen van leidt tot een snelle resultaatverbetering. Het dashboard kan uiteraard ook bij individuele bedrijven worden ingezet.
3. Resultaat
Het eerste resultaat is natuurlijk een besparing door het zichtbaar maken van te hoge kosten. Belangrijker echter is het hernieuwde inzicht dat ontstaat bij fabrieksmanagement waarbij de werkelijke kosten van productie helder op het netvlies komen. Dat inzicht is vaak verdwenen door dat de vaak omvangrijke systemen zijn ingericht door ict’ers zónder participatie van de financiële specialisten binnen het bedrijf. Dit project gaf het management weer heldere informatie en verhoogde controle.