Bij (met name grote) veranderingen mogen onbekendheid en ‘nieuwigheid’ geen belemmering vormen om ons doel te bereiken. Helaas geeft verandering stress en veel stress verhindert efficiënt werken. Bij lastige problemen hebben we namelijk de neiging om dat te doen wat bekend en vertrouwd is – precies wat we nu eigenlijk niet meer willen. Hoe kunnen we dit gedrag voorkomen?

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen functionele wijzigingen en hygiëne. Hygiëne gaat om zaken die altijd een vanzelfsprekend onderdeel moeten zijn van wat we doen. Net zoals eerst opstaan, dan douchen, eten en naar het werk. Doen we dat niet op die manier, dan wordt het een rommeltje.

Ook bij veranderingen in een organisatie is hygiëne belangrijk. Bij een urenbedrijf is het tijdig en correct verwerken van gemaakte uren een vorm van hygiëne. Het moet gewoon, anders kun je niet factureren. We hoeven niet af te stemmen en niet te overleggen, het is een voorwaarde en daarmee hygiëne. Binnen ieder proces, ook binnen een veranderingsproces, zijn er talloze van dergelijke stappen die je gewoon moet zetten.

Het invullen van Jira, een planning- en organisatietool, is ook hygiëne. Als je Jira gebruikt om de voortgang van een proces te organiseren, dan heeft dat alleen zin als elke afdeling en elk team zijn eigen informatie in het systeem bijwerkt. Het is een vanzelfsprekende voorwaarde om controle te bewaren en dus hygiëne.

Wat wel een vervelende eigenschap van zo’n systeem is, is dat de informatie exponentieel toeneemt. Een beetje bijwerken gaat niet. Informatie van de een is voorwaardelijk voor de ander.

Als we een step met twee wielen, een frame, een stuur en een rem moeten bouwen, dan hebben we vier onderdelen nodig om het montageproces te kunnen starten en daarna te testen. Daarom willen we weten of alles voor deze vier onderdelen goed verloopt. Als het team Framebouw hun voortgang niet goed bijhoudt, merken we dat pas bij de montage.

Bij het ontwikkelen van software geldt dit ook – alleen hebben we daar met veel meer dan vier componenten te maken. En moeten veel meer mensen zich conformeren aan de discipline, aan de hygiëne van een proces.

We vragen ons af hóe we iets voor elkaar krijgen en niet óf we het voor elkaar krijgen. Dat betekent ook afzien van oude systemen of registraties. Die waren misschien wel goed, maar er is gekozen om het anders te doen. Inspanning, focus en effort zijn gericht op het nieuwe traject, niet op het oude.

In het voorbeeld ligt de focus op het door iedereen invoeren van data in het systeem. De informatie moet eerst compleet zijn en daarna correct, een correct incompleet systeem bestaat immers niet. We willen dus eerst weten dat we geen afdelingen, onderdelen of processtappen missen. Daarna pas gaan we op correctheid meten. Door erover te rapporteren wordt het van iedereen.

Een derde factor, naast hygiëne en focus, is beperking. Het liefst willen we weinig tegelijkertijd aanpakken. Hygiëne, focus en beperking van de hoeveelheid veranderingen voorkomt teveel stress en voorkomt dat we terugvallen in oud gedrag.

En ja, ik realiseer met terdege dat deze aanpak niet meteen de moeilijkste problemen oplost. Maar het is mijn ervaring dat als je, ook bij grote uitdagingen, begint met simpele zaken als hygiëne, focus en beperking, je al een heel eind op de goede weg bent. En met aanmerkelijk minder stress!